Die Erfassung von Daten aus Sicherheitsdatenblättern (SDB) ist immer noch ein vorwiegend manueller Prozess. Wir sind mit SdbHub angetreten, um die Fachanwender bei dieser Tätigkeit zu unterstützen.
Manuelle Datenextraktion aus Sicherheitsdatenblättern
Das Abschreiben von Texten aus Dokumenten ist eine Möglichkeit, die der Mensch wahrscheinlich seit kurz nach der Erfindung des Papyrus praktiziert. Es ist auch heutzutage eine erstaunlich weit verbreitete Methode. Denn der Grund dafür liegt auf der Hand: Der für die manuelle Eingabe benötigte Prozess ist sehr simpel durchführbar.
Ein weiterer Grund für die manuelle Eingabe ist, dass die Dokumente innerhalb der Unternehmensgrenzen bleiben und somit keine Rückschlüsse auf die Inhalte der Dokumente möglich ist. Für bestimmte Branchen ist diese Geheimhaltung besonders relevant und auch notwendig. Es wird oft vergessen, dass viele Lösungen auch On-Premise bereitgestellt werden können, mit SdbHub machen wir es auch, so dass der Betrieb nur innerhalb des Unternehmens funktioniert.
Die manuelle Dateneingabe eignet sich insbesondere für Unternehmen, die eine begrenzte Anzahl von Dokumenten haben. Bedingung ist natürlich, dass ein mit der Expertise ausgestatteter Mitarbeiterpool vorhanden sein muss.
Automatisierte Datenextraktion aus Sicherheitsdatenblättern
Die automatisierte Datenextraktion aus Sicherheitsdatenblättern ist vor allem für Unternehmen relevant, die jährlich mehrere hundert oder tausend SDBs erhalten, die erfasst oder aktualisiert werden müssen.
Die automatisierte Datenextraktion ist unabhängig von der Personalfluktuation. Krankheitswellen und bevorstehende Urlaubszeiten haben genauso wenig Einfluss auf den Prozess.
Die Befürchtung, dass die SDBs unbedingt, die Unternehmensgrenzen verlassen müssen, adressieren wir bei SdbHub mit ganz speziellen On-Premise-Lösungen. Je nach Konfiguration können sämtliche Datenspuren nach der Bereitstellung der Extraktionsergebnisse gelöscht werden.
Eine Gegenüberstellung
Die oben kurz geschilderten Vorteile treten in der Praxis bei unterschiedlichen Unternehmen auf, die aufgrund Ihres Innovations- bzw. Digitalisierungsdrangs anders ausgelegt werden.
Fehlerbehebung:
Die Fehlerbehebung bei der manuellen Erfassung erweist sich als sehr schwierig, da die durchgeführten Fehler unterschiedlicher Natur sind.
Bei der automatisierten Erfassung sind die Fehler eher deterministischer Natur, d.h. sie ähneln sich sehr bzw. sind wahrscheinlich immer exakt identisch, so dass diese durch Anpassungen schnell behoben werden können.
Durchsatz:
Eine manuelle Erfassung von Daten aus einem SDB kann je nach Anforderung mindestens mehrere Minuten in Anspruch nehmen. So kann eine Fachkraft pro Stunde z.B. 10-15 SDBs bearbeiten.
Die automatische Erfassung mit SdbHub kann in der Standardstufe 180 und in der High Performance Version 12.000 SDBs pro Stunde verarbeiten.
Innovation:
Unternehmen, die mehrere hundert oder tausend Dokumente pro Jahr manuell erfassen, haben in der Regel einen geringeren Innovationsgrad, sind vergleichsweise weniger digitalisiert und schneiden im Branchenvergleich weniger gut ab.
Unternehmen, die sich mit dem Thema Automatisierung befassen, sind in der Regel für die Zukunft besser aufgestellt und haben eine bessere Digitalisierungsstrategie und sind attraktiver für Fachkräfte.
Fachkräftemangel:
Monotone und hochrepetitive Tätigkeiten bringen eine nicht zu unterschätzende psychische Belastung ins Arbeitsumfeld. Unternehmen, die manuelle Prozesse bevorzugen, werden durch den Fachkräftemangel mehr betroffen sein und reagieren besonders sensibel auf Personalausfälle und -fluktuationen.