SdbHub TRACE
Gefahrstoffhistorie dokumentiert. Auto-Pilot für die Versionierung und Archivierung von Sicherheitsdatenblättern
Vorteile einer automatisierten Versionierung mit SdbHub TRACE
Aktuelle Herausforderungen bei der Versionierung von Sicherheitsdatenblättern
- Dezentrale Ablage – Sicherheitsdatenblätter liegen verstreut in E-Mails, Netzlaufwerken, Portalen oder bei einzelnen Personen, ein zentraler Überblick fehlt.
- Fehlende Versionierung – Neue Versionen werden oft übersehen oder falsch abgelegt; eine saubere Historie existiert nicht.
- Aufwendige Zuordnung – Jede neue Version muss manuell den richtigen Gefahrstoffen zugeordnet werden, was fehleranfällig ist.
- Historie & Nachvollziehbarkeit – Es bleibt unklar, welche Version wann gültig war und welche Änderungen erfolgten.
- Archivierungspflichten – Für Audits, BG-Vorgaben oder ISO-Zertifizierungen müssen alte Versionen verfügbar sein.
Auswirkungen auf Unternehmen
- Sicherheitsrisiken – Veraltete Dokumente gefährden Mitarbeiter im Umgang mit Gefahrstoffen.
- Compliance-Verstöße – Fehlende Transparenz kann zu rechtlichen und regulatorischen Problemen führen.
- Audit-Gefahren – Unvollständige oder falsche Historien führen zu Beanstandungen in Prüfungen.
- Unsicherheit – Fehlende Dokumentation erschwert Entscheidungen und Nachweise.
Wie SdbHub TRACE die Versionierung von Sicherheitsdatnblättern verbessert
- Automatische Versionserkennung – neue Dokumente werden unabhängig von Format oder Sprache erkannt.
- Zentrale Zuordnung – Sicherheitsdatenblätter werden automatisch den richtigen Gefahrstoffen zugeordnet.
- Vergleich & Analyse – Änderungen gegenüber Vorversionen werden automatisch ermittelt und hervorgehoben.
- Revisionssichere Historie – jede Version wird dokumentiert, archiviert und ist jederzeit abrufbar.
- Transparenz für Audits & Compliance – lückenlose Nachvollziehbarkeit erleichtert Prüfungen und reduziert Risiken.
Häufig gestellte Fragen
Wie funktioniert die Zuordnung zu einem Gefahrstoff?
Die Zuordnung erfolgt über eine Kombination aus Standardmerkmalen und individuell mit dem Kunden abgestimmten Kriterien. So wird eine eindeutige Verknüpfung sichergestellt. Falls eine automatische Zuordnung nicht möglich ist, wird das SDB als neuer Datensatz angelegt und zur fachlichen Prüfung vorgelegt.
Was passiert mit sehr alten SDBs, die überarbeitet wurden?
Es gibt Fälle, die technisch nicht vollständig automatisiert gelöst werden können. In solchen Situationen werden die Daten soweit wie möglich vorverarbeitet und zur Bewertung an Fachkräfte übergeben. Diese können dann die Zuordnung manuell vornehmen.
Ist die Zuordnung lieferantenspezifisch?
Zu Beginn ja – SDBs werden in erster Linie den jeweiligen Lieferanten zugeordnet. Darüber hinaus können jedoch kundenindividuelle Regeln definiert werden, die eine lieferantenübergreifende Zusammenführung (Clustering) von Gefahrstoffen ermöglichen.
Wie werden die Daten gespeichert und gesichert?
Sowohl die Historie als auch die Daten selbst werden mehrfach redundant repliziert. Bei Bedarf können die Daten zusätzlich direkt im Storage des Kunden gespeichert werden, um individuelle Sicherheits- und Compliance-Anforderungen zu erfüllen.