In der Welt der Lieferanten und Abnehmer spielt die regelmäßige Bereitstellung aktualisierter Sicherheitsdatenblätter (SDBs) eine entscheidende Rolle. Es stellt jedoch eine fortlaufende Herausforderung für Abnehmer dar, die Sicherheitsdatenblätter stets auf dem neuesten Stand zu halten. Um diesem Problem zu begegnen, arbeiten wir aktiv an der Implementierung eines automatisierten Prozesses für die Beschaffung, Überprüfung, Extraktion von Änderungen und Bereitstellung von SDBs. Unser Ziel ist es, Ihnen im besten Fall von mühsamen manuellen Schritten zu entlasten, sodass Sie sich auf andere wichtige Aufgaben konzentrieren können.
Automatisierte Beschaffung im Überblick
Initialisierung des Prozesses
Wenn die Aktualisierung der Datenblätter in den letzten Jahren nicht systematisch durchgeführt wurde, starten wir mit einem PreScan. Dabei wird der Automatisierungsgrad analysiert. Wir nehmen eine genaue Untersuchung Ihrer SDBs vor, und die weiteren Schritte werden automatisiert durchgeführt.
Kontinuierliche Aktualisierung
Nach der Initialisierung erfolgt die kontinuierliche Aktualisierung gemäß einem vorgegebenen Zeitschema, etwa jährlich oder alle zwei Jahre. Dieser Prozess ist besonders wichtig, da er Unternehmen vor veralteten Informationen schützt und sicherstellt, dass stets die neuesten Datenblätter vorliegen.
Warum ist die Automation notwendig?
Aktuell gestaltet sich der Prozess der Aktualisierung von SDBs für Unternehmen oft umständlich. Ohne eine Softwarelösung müssen Lieferanten per E-Mail, Website-Besuch oder sogar telefonisch kontaktiert werden, um die Aktualisierung zu erbitten. Manchmal erfordert die Beschaffung von nur wenigen SDBs mehrere Stunden, was nicht nur Zeit, sondern auch Ressourcen kostet.
Die Vorteile der automatisierten Beschaffung
Zeitersparnis
Die automatisierte Beschaffung nimmt Ihnen die zeitraubenden Aufgaben ab. Anstatt Stunden mit manuellen Schritten zu verbringen, erhalten Sie die benötigten Informationen in kürzester Zeit.
Automatische Überprüfung von Veränderungen
Unsere Plattform überwacht kontinuierlich Veränderungen in den gefundenen SDBs Ihrer Lieferanten. Sie erhalten automatisch Updates, sobald neue Daten verfügbar sind, ohne selbst aktiv werden zu müssen.
Strukturierte Datenbereitstellung
Die extrahierten Daten werden sorgfältig strukturiert und übersichtlich bereitgestellt. Dadurch können Sie schnell auf relevante Informationen zugreifen und sie in Ihren internen Prozessen verwenden.
Individuelle Hinweise zur weiteren Vorgehensweise
Nach der automatisierten Beschaffung erhalten Sie individuelle Hinweise, wie Sie am besten mit den aktualisierten Informationen umgehen sollten. Dies ermöglicht eine nahtlose Integration in Ihre Arbeitsabläufe.
Möchten Sie weitere Informationen zur automatisierten Beschaffung von Sicherheitsdatenblättern erhalten? Zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren.