In der heutigen Arbeitswelt gilt die manuelle Verarbeitung von Sicherheitsdatenblättern als zeitaufwendig und fehleranfällig. Durch den Einsatz moderner Verfahren aus den Bereichen Textanalyse, Computer-Vision und maschinelles Lernen können diese Prozesse optimiert, die Datenqualität erheblich gesteigert und Ressourcen effizienter genutzt werden. Im Folgenden erläutern wir, wie wir Sicherheitsdatenblätter so aufbereiten, dass daraus jedes gewünschte Excel-Format (SDB zu Excel oder PDF zu Excel) generiert werden kann. Auch wenn Excel langfristig nicht die bevorzugte Lösung darstellt, eignet es sich für eine Übergangsphase hervorragend – alternativ empfehlen wir den Einsatz einer umfassenden Gefahrstoffmanagement-Lösung.
Voraussetzung: Qualitativ hochwertige Datenerfassung
Die Basis jeder erfolgreichen Datenverarbeitung ist die qualitativ hochwertige Extraktion der relevanten Informationen aus Sicherheitsdatenblättern. Für ein vollständiges Gefahrstoffkataster müssen zwingend die folgenden Abschnitte ausgelesen werden:
Abschnitte 1, 2, 3, 4.1, 5.1, 7, 8.2, 9, 14 und 15.
In Fällen, in denen Abfallthemen von Bedeutung sind, sollte zudem der Abschnitt 13 berücksichtigt werden. Diese systematische und detaillierte Datenerfassung bildet die Grundlage für eine präzise und verlässliche Weiterverarbeitung.
Vorbereitung für die Übertragung ins Excel-Schema
Im nächsten Schritt bereiten wir die extrahierten Daten für die Übertragung in ein Excel-Schema vor. Hierbei greifen wir auf ein bewährtes Standardschema zurück, das:
- die wesentlichen Daten in einem durchsuchbaren Format darstellt,
- problematische Felder automatisch farblich markiert, und
- sich nahtlos in bestehende Excel-Vorlagen integrieren lässt.
Viele Unternehmen arbeiten bereits mit individuellen Excel-Vorlagen, die in andere Systeme importiert oder manuell verwendet werden. Unser Ansatz ermöglicht es, diese bestehenden Vorlagen zu integrieren und den gesamten Prozess zu testen und zu optimieren.
Funktionsweise der automatisierten Datenextraktion bei SdbHub
SdbHub setzt bei der automatisierten Extraktion von Daten aus Sicherheitsdatenblättern auf eine Vielzahl fortschrittlicher Technologien (u.a.):
- Klassifikation und Clustering: Zur strukturierten Einteilung von Dokumentelementen.
- Textanalyse: Zur präzisen Erkennung und Extraktion relevanter Informationen.
- Computer-Vision und neuronale Netze: Zur Erfassung von Layout und visuellen Elementen, wobei Überschriften, Tabellen und Textabschnitte automatisch erkannt und verarbeitet werden.
Diese maschinellen Lernverfahren ermöglichen es, die Daten aus PDFs oder SDBs effizient zu extrahieren und in das gewünschte Excel-Format zu überführen.
Welche Informationen können extrahiert werden?
Durch die automatisierte Einlesung lassen sich vielfältige Daten aus Sicherheitsdatenblättern gewinnen, unter anderem:
- Grundlegende Informationen:
- Bezeichnung der Stoffe und Gemische
- CAS-, EC- und REACH-Nummern
- Daten aus den definierten Abschnitten (z. B. Abschnitte 1, 2, 3, 4.1, 5.1, 7, 8.2, 9, 14, 15 und ggf. 13)
- Spezifische Daten:
- Lagerklasse
- Angaben zu persönlichen Schutzausrüstungen
- Physikalische Eigenschaften
- Transportdaten
- WGK (Wärmeleitfähigkeitsklasse), LGK (Lichtleitfähigkeitsklasse) und VOC (Volatile Organic Compounds)
- Erweiterte Analysen:
- SVHC- und CMR-Prüfungen
- Integration individueller Risikochecks
Diese umfassende Datengrundlage unterstützt Unternehmen dabei, ein vollständiges und aktuelles Gefahrstoffkataster zu führen.
Vorteile der automatisierten Einlesung und Übertragung
Die Transformation von Sicherheitsdatenblättern in Excel bietet zahlreiche Vorteile:
- Zeitersparnis und Effizienzsteigerung:
Der Wegfall manueller Datenerfassung spart wertvolle Arbeitszeit. - Reduzierung von Fehlern:
Automatisierte Prozesse minimieren menschliche Übertragungsfehler. - Verbesserte Datenqualität und Konsistenz:
Einheitliche Extraktionsmethoden sorgen für konsistente und hochwertige Daten. - Schneller Zugriff auf relevante Informationen:
Strukturierte Daten ermöglichen eine schnelle Analyse und Weiterverarbeitung. - Effizienteres Gefahrstoffmanagement:
Eine rasche Identifizierung potenzieller Risiken erlaubt proaktive Maßnahmen. - Unterstützung der Compliance:
Automatisierte Prozesse helfen, regulatorische Anforderungen, wie etwa der CLP-Verordnung, zu erfüllen.
SdbHub als Lösung für die automatisierte SDB-Verarbeitung
SdbHub bietet eine moderne, zukunftsweisende Plattform zur automatisierten Extraktion und Aufbereitung von Sicherheitsdatenblättern. Die Lösung ermöglicht:
- Die Transformation von SDBs oder PDFs in individuelle Excel-Formate,
die sich flexibel in bestehende Vorlagen und Systeme integrieren lassen. - Die Nutzung fortschrittlicher Technologien,
um eine präzise, fehlerfreie und effiziente Datenverarbeitung zu gewährleisten. - Die Optimierung des Gefahrstoffmanagements,
indem relevante Daten schnell erfasst, analysiert und für weitere Prozesse bereitgestellt werden.
Durch den Einsatz von SdbHub profitieren Unternehmen von einer deutlichen Zeitersparnis, einer verbesserten Datenqualität und einer Reduzierung manueller Fehler – all das bei gleichzeitiger Unterstützung regulatorischer Anforderungen.