Wenn Sie mit Gefahrstoffen und anderen Gemischen zu tun haben, sind Sie mit den einhergehenden Sicherheitsdatenblättern vertraut. Immer mehr Unternehmen gehen dazu über, die PDF-Dokumente in verdaubare digitalisierte Informationen zu transformieren.
Hier stellt sich die Frage, welche Vorteile die Sicherheitsdatenblatt-Digitalisierung aus Sicht der Mitarbeiter, des Managements, aber auch aus Sicht der grundlegenden Unternehmensstrategie bereithält.
Mitarbeiter und SdbHub
Grund #1 Sicherheit
Sicherheit ist und bleibt die erste Priorität bei der Digitalisierung der Sicherheitsdatenblätter. Es muss sichergestellt werden, dass sicherheitsbezogene Informationen auch nach der automatisierten Verarbeitung beibehalten werden. Die Automatisierung eröffnet Möglichkeiten, die es mit der manuellen Verarbeitung nicht geben kann. Gerade, wenn es um eine initiale Einlesung von tausenden Datenblättern geht. Hier kann nur ein automatisierter Prozess helfen. Dieser gewährleistet eine schnelle Verarbeitung und den Erhalt der relevanten Sicherheitsinformationen.
Grund #2 Niedrige Zugangsbarriere für Mitarbeiter
SdbHub stellt für die eigenen Mitarbeiter in vielerlei Hinsicht eine massive Erleichterung im Umgang mit Sicherheitsdatenblättern. Es sind keine Schulungen notwendig, da sich an den Prozessen nichts ändert, SdbHub wird lediglich zwischen geschaltet. PDF-Dokumente werden anschließend in ein maschinenlesbares standardisiertes Format wie JSON, XML oder CSV (Excel) umgewandelt. Dadurch entfällt das Abheften in verstaubten Aktenordner. Der Zugang zu den Informationen ist sofort abrufbar und kann jederzeit mit wenig Aufwand in die eigenen Gefahrstoff-Datenbanken eingearbeitet werden.
Grund #3 Stärkere Mitarbeiterbindung
Eine der größten Herausforderungen dieser Zeit ist die Mitarbeitergewinnung und Mitarbeiterbindung. Die Situation wird noch prekärer, wenn die Babyboomer in den Ruhestand gehen. Es wird prognostiziert, dass zum Jahr 2035 sieben Millionen Arbeitskräfte fehlen. (IAB, 2022) Der Kampf um Talente ist selbst in krisenhaften Zeiten allgegenwärtig. Automatisierungen und Digitalisierungen sind daher nicht eine Frage des Ob. Digitale Helfer werten den Arbeitsplatz auf und werden jedes Jahr notwendiger. Zum anderen unterliegen Unternehmen mehr und mehr dem Zwang, die kostbaren Arbeitsstunden sinnvoll und effizient zu nutzen.
Grund #4 Niedrigere Fehlerquote
Es ist wesentlich, Fehlerquoten bei der Prozessierung so niedrig wie möglich zu halten. Gerade die manuelle Erfassung erhöht diese gewaltig. Die Ursache steckt in der Natur der Dinge. Mitarbeiter befinden sich im Alltagsstress zwischen Tür und Angel und Feierabend und müssen dann noch schnell ein Bündel von Sicherheitsdatenblättern verarbeiten. Wer würde hier keine Fehler produzieren? SdbHub nimmt diese Arbeit ab. Mitarbeiter und das Management können sich so auf das Wesentliche fokussieren.
Management und SdbHub
Grund #5 Vereinheitlichtes Format
Einer der größten Krankheiten im Umgang mit Sicherheitsdatenblättern ist die fehlende strukturierte Standardisierung. Die unterschiedlichen Interessengruppen werden auf absehbare Zeit keine Standardisierung möglich machen. Warum sollten Hersteller auch etwas daran ändern? Das ist nicht ihre Aufgabe. Die Wirtschaft lebt von Arbeitsteilung. Die Verschiedenartigkeit der Sicherheitsdatenblätter wird uns vorerst also auf absehbare Zeit lange begleiten. Sie stellt allerdings nicht zuletzt die manuelle Verarbeitung vor große Hindernisse. Digitalisierung schafft Abhilfe. Egal in welchem Format Datenblätter eintreffen, SdbHub stellt die Informationen in dem für sie richtigen Format bereit. So lässt sich Ihr Gefahrstoffkataster aufbauen und pflegen.
Grund #6 Compliance
Details sind wichtig. Insbesondere dann, wenn gesetzliche Vorgaben im regionalen sowie im globalen Wirtschaftsraum einzuhalten sind: Stichwort REACH, CLP, GHS oder OSHA. Bei Nichteinhaltung drohen empfindliche Strafen, die den Geschäftsablauf nicht unerheblich stören. Um diesen stetig verändernden Regulierungen und Anforderungen Herr zu werden, müssen Informationen schnell und sicher verarbeitet werden und im Falle von Kontrollen schnell zugreifbar sein.
Grund #7 Cloud-Anbindung
Gerade wenn unsere Kunden verschiedene Anlagen mit jeweils verschiedenen Lager- und Produktionsstätten haben, reicht die Digitalisierung der Sicherheitsdatenblätter allein nicht mehr aus. Die Kommunikation zwischen unterschiedlicher Regionen und Länder ist geboten. Wenn Daten digitalisiert vorliegen, ist der Schritt zur Cloud nicht mehr groß. Die Informationen der Sicherheitsdatenblätter verschwinden nicht mehr in lokal abgespeicherten Silos, die Cloud ermöglicht reibungslose Kommunikation zwischen verschiedenen Standorten.
Grund #8 Management-Visualisierung und Business Intelligence (BI)
Gute Entscheidungen benötigen eine fundierte Informationsgrundlage. Im besten Fall sind Geschäftsrealitäten zeitnah mit wenigen Klicks in den BI-Tools abbildbar. Der Vorteil liegt auf der Hand. Die Kommunikation zwischen Management und Mitarbeitern wird erheblich verbessert. Mit wenigen Klicks können Mitarbeiter Berichte mit für das Management wertvollen Daten hochladen. Es ist ein leichtes, die Informationen seiner digitalisierten Sicherheitsdatenblätter über die SdbHub-Schnittstellenfunktion (API) in die eigenen Management-Tools zu übertragen.
Digitale Unternehmenskultur und SdbHub
Grund #9 Einfachheit
Die mitunter größte Hürde neue Softwarelösungen im Unternehmen zu etablieren: Der bereits existente Softwarezoo bestehend aus vielen Insellösungen. Dieser verursacht einen verständlicherweise hohen Widerstand bei der Belegschaft. Schulungen und Einarbeitungen stellen ein massives Eingreifen in den Betriebsablauf dar. Mit jedem Softwareupdate könnte eine neue Schulung erforderlich sein. All das gibt es mit SdbHub nicht. Einmal an das Unternehmen angepasst, arbeitet es den Mitarbeitern die digitalen Sicherheitsdatenblätter zu.
Grund #10 Digitalisierungs-Kultur
Gerade wenn man sich die ein oder anderen Unternehmen von innen anschaut, stellt man immer wieder fest, dass in Sachen Digitalisierung einiges stark im Argen liegt. Digitale Helfer müssen, da sind wir uns natürlich alle einige, die Geschäftsziele unterstützen und nicht dagegen arbeiten. Ich stelle allerdings immer wieder fest, dass sich Unternehmen selbst gegen das beste digitale Produkt entscheiden, selbst wenn dieses ihr Problem perfekt löst. Es liegt teilweise daran, dass Unternehmen aus unterschiedlichen Gründen technologiescheu sind. Das Management ist auf der anderen Seite wenig bestrebt oder durchsetzungskräftig oder -freudig genug, um eine entsprechende Kultur zu etablieren. SdbHub trifft hier in die goldene Mitte. Es gibt den Mitarbeitern ein sehr leicht zu verstehendes und stark nachgefragtes Software-Werkzeug in die Hand. Das Management kann einfach zu implementierende Helfer-Tools wie SdbHub zum Aufbau seiner Digitalisierungsstrategie nutzen. Die Änderung im Kleinen bildet langfristig ein starkes Fundament mit weiteren digitalen Anschlussmöglichkeiten.
