Der Lieferant einer Chemikalie ist verpflichtet, seinen Abnehmern ein Sicherheitsdatenblatt auszuhändigen. Dies geschieht in der Regel digital in Form eines PDF-Dokumentes. Prinzipiell kann der Lieferant auch das SDB ausdrucken und dem Abnehmer mit der Ware oder per Post zukommen lassen.
Wir klassifizieren die Abnehmer in drei Kategorien. Dies ist natürlich keine allgemeingültige Klassifikation, sondern unsere persönliche Feststellung.
Typ 1: Alles wird in Papierform organisiert und in Ordnern abgelegt.
Der Vorteil dieser Methode liegt eindeutig darin, dass der Aufwand für die Verwaltung minimal ist. Es muss lediglich der Drucker-Knopf im PDF-Reader betätigt, das Papier aus dem Drucker entnommen, gelocht und abgeheftet werden. Sie benötigen dafür bei einer durchschnittlichen Druckerentfernung vom Arbeitsplatz von 20 Metern ca. 5 Minuten. Dies wird vor allem in Betrieben durchgeführt, in denen die IT-Umgebung ziemlich starr und etwas eingefroren ist.
Der größte Nachteil dieser Methode liegt darin, dass diese Dokumente nicht durchsuchbar sind und im Falle einer Frage oder eines Problems nicht einfach zugänglich sind. Stellen Sie sich einen Lagervorfall vor. Eine Chemikalie läuft aus und die Mitarbeiter haben keine Ahnung, wie Sie vorzugehen haben. Es eignet sich nicht immer der Griff zum Wischmopp.
Unsere Bewertung: Sofern die Menge an SDBs nicht signifikant klein ist, ist die Methode nicht zu empfehlen. Wir sind gerne bereit Unternehmen Möglichkeiten aufzuzeigen, wie sie Ihre SDBs besser und einfacher verwalten können.
Typ 2: SDBs sind in Verzeichnissen digital abgelegt.
Der Vorteil dieser Methode ist, dass sie im Vergleich zu den anderen Methoden am einfachsten durchzuführen ist. In den meisten Fällen werden die digital übermittelten SDBs mit einer bestimmten Namenskonvention auf einem Server-Verzeichnis abgelegt. In einigen Fällen haben sogar bestimmte Personengruppen innerhalb des Unternehmens Leserechte auf diese Verzeichnisse und können bei Bedarf in den Verzeichnissen nach den entsprechenden SDBs suchen.
Den größten Nachteil der vorherigen Methode kann dieser Ansatz definitiv adressieren: Die SDBs sind nun digital zugänglich, jedoch nicht durchsuchbar. Da schafft die Tastenkombination STRG+F im PDF-Reader etwas Abhilfe. Aber das muss erstmal für die unzähligen SDBs vorgenommen werden. Ein weiterer Nachteil dieser Methode liegt darin, dass die Daten aus den SDBs nicht digital vorliegen. Im Falle der Erstellung einer Betriebsanweisung oder Gefährdungsbeurteilung müssen die Informationen mühselig aus den Dokumenten erfasst werden. Abgesehen davon, bietet die Methode wie Methode 1 ebenfalls keine Übersicht über die im Unternehmen vorhandenen Chemikalien: Also bleibt wieder nur der Griff zu STRG+F.
Unsere Bewertung: Methode bedingt zu empfehlen. Wenn Unternehmen mit einer geringen Anzahl an Chemikalien zu tun haben, kann diese Methode evtl. ausreichend sein. Viele unserer Kunden nutzen in diesem Zusammenhang unser Paket für Kleinstunternehmen und profitieren von einer non-invasiven Möglichkeit, ihre SDBs zu digitalisieren und zu organisieren.
Typ 3: SDBs werden manuell erfasst und digital abgelegt.
Der Vorteil dieser Methode ist, dass sämtliche relevante Daten aus dem SDB digitalisiert sind. So können daraus Betriebsanweisungen, Gefährdungsbeurteilungen oder digitale Gefahrstoffkataster erstellt werden. Viele Systeme bieten auch die Möglichkeit an, dass die Lieferanten automatisiert benachrichtigt werden, sobald die SDBs veraltet sind. Dies macht das Leben der zuständigen Fachkräfte extrem einfach.
Der größte Nachteil dieser Methode liegt darin, dass sie im Vergleich zu den anderen Methoden am umständlichsten ist. Denn die Daten aus den SDBs müssen manuell erfasst werden. Um ein SDB manuell zu erfassen, werden je nach Datenumfang ca. 20 Minuten (diese Zeit kann je nach Bedarf auch mal mehr oder weniger sein) benötigt. Vor allem, wenn eine Vielzahl von SDBs erfasst werden muss, wird diese Tätigkeit ziemlich erschöpfend. Zu der Fehlerstatistik werden wir an späterer Stelle einen Artikel schreiben.
Unsere Bewertung: Fast der Königsweg, wenn die manuelle Bearbeitung nicht wäre. Unternehmen sollten unbedingt in diese Richtung gehen. Die Scheu bezüglich der Aufwände bei der Erfassung können wir Ihnen nehmen. Denn in Kombination mit SdbHub können solche Lösungen der moderne und zukunftsweisende Weg sein, um den Umgang mit Chemikalien im Unternehmen für die Mitarbeiter nachhaltig zu verbessern.
Der Königsweg: Sdb-Automation mit SdbHub
Als wir mit SdbHub gestartet haben, war unser Ziel eine Lösung zu entwickeln, die die Aufwände bei der manuellen Erfassung von SDBs auf ein Minimum beschränkt.
Das war im Jahr 2016.
Heute sind wir in der Lage, das Auslesen von SDBs extrem präzise durchzuführen, so dass die manuelle Erfassung von Daten aus SDBs im Schnitt 80 % effizienter (nach der Einführung auch bis zu 100 %) ablaufen. Aus den ursprünglichen 20 Minuten pro SDB haben wir maximal 4 Minuten gemacht. Unser Ziel ist es, das ganze auf unter 120 Sekunden zu drücken. In der Tat eine große eine Herausforderung, die aber vielen das Leben einfacher machen wird. Eine weitere Unterstützung bieten auch unseren vielen Integrationspartner. Sie haben bereits tolle Arbeitsschutzsoftware mit tollen grafischen Benutzerschnittstellen, die wir mit Daten aus SDBs beliefern.
Unser Versprechen: SdbHub wird kontinuierlich weiterentwickelt, immer besser und zukünftig weitere Automatismen beinhalten. Denn wir möchten, dass Sie auch in der Zukunft unbesorgt Daten einlesen und die Interaktionszeit bei der Datenerfassung weiter reduzieren.
